Proceso de la Organizacion, Tipos y Tecnicas de Organizacion.

Proceso de la Organizacion.

El proceso de organizacion consiste en los siguientes seis pasos:

1.  Establecer los objetivos de la empresa.
2.  Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.
3.  Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos.
4. Agrupar esta actividad de  acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias.
5.  Delegar en el jefe cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de información.

Tipos de organizacion.

Organización formal

Es un sistema de tareas bien determinadas, cada una de estas tiene en si una determinada cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir cuentas.

Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros logros.

Ventajas.

• La comunicación directa y rápida mejora las relaciones en la empresa.
• Su seña de identidad es la especialización.
• Cada órgano es el encargado de una actividad concreta.

Desventajas.

• Subordinados: Existen problemas de delegación de autoridad y delimitación de responsabilidades. o Tensión y conflictos: existe una tendencia hacia ellos ya que la competencia y rivalidad extremas puede derivar en posiciones casi irreconcilliables.
• Especialistas: La competencia entre ellos puede ser muy elevada por lo que en ocasiones perjudica a la empresa.
• Objetivos: Ante la subordinación múltiple se producen problemas de comunicación ante un problema, ya que el empleado no sabe exactamente a quién acudir, lo que genera baja productividad y desorientación o confusión en determinados momentos.
• Mandos: Pierden autoridad con respecto a la organización lineal, ya que la disciplina se modera.

Es conveniente aplicarla en las siguientes circunstancias:

• Pequeñas empresas con especialistas muy bien compenetrados dirigidos de forma eficaz y con unos objetivos concretos y seriamente determinados.
• En ciertos momentos la organización puede delegar determinadas autoridades funcionales a órganos especializados.

 
Organización Lineal

Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval.

Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de comunicación son rígidamente establecida.

Ventajas:

• Estructura sencilla y fácilmente comprensible por cualquiera.
• Suele ser indicado para pequeñas empresas.
• Su implantación es fácil y goza de una gran estabilidad.
• Se define claramente la responsabilidad de cada empleado.

Desventajas:

• Las excesivas relaciones formales pueden ser demasiado rígidas e inflexibles para mantenerse en el tiempo. o la flexibilidad es muy limitada, algo no muy aconsejable hoy en día.
• La dirección suele ser única y directa, por lo que pueden aparecer tendencias autoritarias.
• Da demasiada importancia a los jefes, ya que los considera la base de la organización.
• No fomenta mucho la especialización, muy demandada en la actualidad.
• Si la empresa crece, con esta organización corre el riesgo de colapso.

Suele ser aplicada en las siguientes circunstancias:

• En una empresa pequeña que no necesita especialistas en tareas muy técnicas.
• En organizaciones de corta duración, donde lo que importa es hacer el trabajo, sin tener muy en cuenta su calidad.
• En la creación de una organización.
• Si las tareas que se llevan a cabo son rutinarias y estandarizadas.
• Si la tendencia es a externalizar servicios.

 Organizacion Linea-Staff

Se trata de la mezcla entre la organización lineal y funcional, para conseguir las ventajas de ambas y reducir sus inconvenientes, formando la organización jerárquica-consultiva. Los órganos de línea tienen autoridad lineal y escalar, mientras que los órganos staff se centran en asesorar a los diversos departamentos. La estructura lineal se basa en la autoridad única, respondiendo cada órgano ante una autoridad superior.

Ventajas:

• Por un lado tiene asesoría especializada mientras que por otro posee autoridad única.
• Si se realiza correctamente, se produce una actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos staff.

Desventajas:

• El asesor staff es un teórico, técnico con preparación profesional, mientras que el hombre de línea es mucho más práctico.
• El empleado de línea puede interpretar que el trabajador staff lo único que quiere es quitarle prestigio y autoridad.
• El trabajador staff recomienda y asesora, pero no asume responsabilidades inmediatas.
• La asesoría se contempla con un gasto, a veces innecesario por parte del personal de línea, que es avalado por ciertos informes o planes presentados por los órganos staff, que lo único que buscan es justificar su coste.

    Hay que estudiar cada caso en particular para determinar si es conveniente o no su aplicación y en qué medida se le da más importancia a la organización en línea o staff. Dependiendo de la situación se podrá tender más hacia una o hacia otra.

Tecnicas de Organizacion.

Organigramas.

Por su objeto:

• Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa.

• Funcinales: indican en el cuerpo de la grafica ademas de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

• Especiales: Se destaca alguno.

Por su area:
 

• Generales: Presentan toda la organizacion; se llaman tambien cartas.

• Departamentales: Representan la organizacion de un departamento o seccion.

Por su contenido:

• Esquematicos: Contienen solo los organos principales, se elaboran para el publico, no contiene detalles. 

• Analiticos: Son mas detallados. 

Manuales

• De politicas departamentales.
• De bienvenida.
• De organizacion.
• De procedimientos.
• De contenido multiple.
• De Tecnicas.

Diagramas de procedimiento o de flujo

 

• Grafica de flujo de operaciones.
• Grafica esquematica de flujo.
• Grafica de ubicacion de equipo.
• Grafica de distribucion de formas. 

Carta de distribucion de trabajo.

Analisis del puesto. 

Concepto e Importancia de Organizacion.

Definición:

Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Elementos del Concepto.

Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. En la organización surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. Jerárquica. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillo para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Importancia de la Organización.

 Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización 
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. 
4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. 
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

La Organizacion

 La Organizacion.

 

El ordenamiento de todas y cada de las áreas de la empresa es una de las funciones principales que la atañe a al administración en forma permanente, porque con ello se estructura la relación que debe existir entre cada función, nivel y actividad de los elementos materiales y humanos dentro de la misma empresa con el fin de lograr una máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Es de carácter continuo; jamas se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes, lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacion.

Para organizar se necesita saber utilizar los espacios, el tiempo, el trabajo, los recursos humanos y los recursos financieros.

El espacio:

Distribuir un área física de tal manera que cada cosa tenga su lugar preciso.

El Tiempo:

Programar cada actividad o tarea, que permita evacuar cada una de ellas con la oportunidad requerida por la administración.

El Trabajo:

El orden y la prioridad al que sea sometido un listado de tareas que se piensan desarrollar o ejecutar cotidianamente, le permiten a la administración la eficiencia y efectividad necesaria para cumplir con los objetivos propuestos.

El Recurso Humano:

Las empresas diseñan y elaboran un manual en donde se le asignan funciones a cada cargo y la responsabilidad a cada persona que se compromete en la ejecución de las mismas. El respeto, la solidaridad, el comportamiento, el buen trato, la honestidad y otros valores cuando se practican por las personas para lograr los objetivos de la empresa, ofrecerían como resultado un ambiente laboral provechoso para la administración. una de las formas mas comunes para la organizacion de las funciones y cargos en las empresas son los flujos de organizacion, conocidos también como organigrama funcional en donde se determinan las lineas de mando y la unidad de dirección, sin importar la forma que el gráfico nos presente la estructura organizacional de la empresa.

Los Recursos Financieros:

La organizacion de como la dirección distribuirá y aplicara los dineros destinados para cada actividad, es el ingrediente mas efectivo para ejecutar todas y cada una de las actividades y tareas que componen el proceso administrativo.

La asignación de recursos financieros, previamente planeados por centro de gastos y costos, permitirá el uso racional de ellos y por lo tanto la obtención de los resultados esperados en la operación, así mismo la colocación de esos recursos en el sitio correcto y con los rendimientos favorables darán cumplimiento a sus compromisos y obligaciones contraídas por al empresa.

Analisis FODA

 

¿Que es un Analisis FODA?

Es una herramienta para conocer la situación real en que se encuentra una organización, empresa o proyecto, y planear una estrategia de futuro.

¿Para que sirve el analisis FODA?

Sirve para identificar y analizar las fuerzas y debilidades de la institucion u organizacion, asi como tambien las opotunidades y amenazas que presenta la informacion que se ha recolectado.

Se utilizara para desarrollar un plan que tome en consideracion muchos y diferentes factores internos y externos para asi maximizar el potencial de las fuerzas y oportunidades minimizando asi el impacto de las debilidades  y amenazas.

se debe de utilizar al desarrollar un plan estrategico, o al planear una solucion especifica a un problema. Una vez que se ha analizado el ambiente externo.

Objetivo de un análisis DAFO

El principal objetivo de un análisis DAFO es ayudar a una organización a encontrar sus factores estratégicos críticos, para una vez identificados, usarlos y apoyar en ellos los cambios organizacionales: consolidando las fortalezas, minimizando las debilidades, aprovechando las ventajas de las oportunidades, y eliminando o reduciendo las amenazas.
El análisis DAFO se basa en dos pilares básicos: el análisis interno y el análisis externo de una organización.

Análisis Interno de la organización (Liderazgo, estrategia, personas, alianzas/recursos y procesos)

• Fortalezas:

Describe los recursos y las destrezas que ha adquirido la empresa, ¿en qué nos diferenciamos de la competencia?, ¿Qué sabemos hacer mejor?

• Debilidades:

Describe los factores en los cuales poseemos una posición desfavorable respecto a la competencia. Para realizar el análisis interno se han de considerar análisis de recursos, de actividades y de riesgos.

Análisis Externo de la organización (Mercado, sector y competencia)

• Oportunidades:

Describen los posibles mercados, nichos de negocio... que están a la vista de todos, pero si no son reconocidas a tiempo significa una pérdida de ventaja competitiva.

• Amenazas:

Describen los factores que pueden poner en peligro la supervivencia de la organización, si dichas amenazas son reconocidas a tiempo pueden esquivarse o ser convertidas en oportunidades.
Para realizar el análisis interno se han de considerar análisis del entorno, grupos de interés, aspectos legislativos, demográficos y políticos.

Una vez descrito las amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades de la organización podemos construir la Matriz DAFO, matriz que nos permite visualizar y resumir la situación actual de la empresa y...
...Definir la estrategia
Con los resultados del análisis DAFO, la empresa deberá definir una estrategia. Existen distintos tipos de estrategia empresariales:

• Defensiva:

La empresa está preparada para enfrentarse a las amenazas. Si su producto o servicio ya no se considera líder, ha de resaltar lo que le diferencia de la competencia. Cuando baje la cuota de mercado, ha de buscar clientes que le resulten más rentables y protegerlos.

• Ofensiva:

La empresa debe adoptar una estrategia de crecimiento. Cuando las fortalezas son reconocidas por sus clientes, es posible atacar a la competencia para resaltar las ventajas propias. Cuando el mercado está maduro es posible tratar de “robar” clientes lanzando nuevos modelos o servicios.

• Supervivencia:

La empresa se enfrenta a amenazas externas sin las fuerzas internas necesarias para luchar contra la competencia. Es aconsejable dejar las cosas tal y como están hasta que se asienten los cambios que se producen.

• Reorientación:

Aparecen oportunidades que se pueden aprovechar, pero la empresa carece de la preparación adecuada. Será necesario cambiar de política o de producto o servicio porque los actuales no están dando los resultados esperados.

Planeacion Estrategica, Tactica y Operativa.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.

La planeación estratégica es la planeación realizada en el más alto nivel organizacional y obedece al cumplimiento de los propósitos empresariales establecidos en la misión y visión de la organización. Por eso, si aún la organización no ha establecido con certeza su misión, es decir no ha declarado por escrito su razón de ser y sus negocios y sueños organizacionales, ni tampoco a establecido a dónde quiere llegar y por qué, debe, en esta primera etapa de planificación, redactar la misión.

Luego de que la persona o la organización ha establecido su misión, podrá fácilmente planificar estratégicamente, porque sencillamente todos los objetivos generales y específicos estarán encaminados a que se cumpla la misión. En este sentido, la planeación estratégica sencillamente es el método más eficaz y eficiente creado y pensado para que la misión se haga una realidad.
Cuando yo tengo claro la forma y la manera de hacer que la misión sea factible y puedo expresar esa manera en pasos, objetivos, planes financieros y delineamientos para aprovechamiento del recurso humano y parámetros para los distintos departamentos empresariales, puedo afirmar que tengo mi planeación estratégica.

PLANEACIÓN TÁCTICA.

La planeación táctica es la planeación realizada en el nivel intermedio de la organización como resultado de haber desarrollado claramente la planeación estratégica.
En la planeación táctica estaremos desarrollando la manera de canalizar los esfuerzos para que los distintos departamentos en cumplimiento de sus funciones puedan realizar las metas que laplaneación estratégica o de alto nivel les ha impuesto. La planeacióntáctica es entonces la planeación pensada en los distintos departamentos por los directores de zona, regionales o de departamentos.

PLANEACIÓN OPERATIVA.

La planeación operativa es la que nos establece los delineamientos para que lo pensado en el alto y medio nivel produzca fruto.
Es aquí en donde prácticamente se vienen a ejecutar todas las acciones pensadas y establecidas para que la empresa defina si se está cumpliendo la misión. Es por eso, que las organizaciones deben cada día prestar mucho cuidado al sistema planificativo en el campo operativo, ya que si no se analiza con diligencia la planeaciónoperativa, todo será un fracaso, por más que la planeaciónestratégica y táctica se hayan desarrollado con excelencia.
La planeación operativa establece los modos, los métodos y la forma de trabajo en los campos más inferiores de la empresa, es decir, en los puntos de fábrica, de producción y de servicio al cliente.

Tecnicas Cuantitativas y Cualitativas de la Planeacion

DATOS CUALITATIVOS

Los datos cualitativos consisten en la descripción detallada de situaciones, eventos, personas, comportamientos observables, citas textuales de la gente sobre sus experiencias, actitudes, creencias y pensamientos.

Estos datos cualitativos pueden recogerse utilizando instrumentos como: grabación de entrevistas individuales, vídeos de observaciones de eventos particulares, testimonios escritos de las personas con respecto al tema a investigar, fotografías, historias de vida, documentos escritos como: actas, recortes de prensa.

TÉCNICAS CUALITATIVAS

LLUVIA DE IDEAS: Técnica especialmente efectiva para generar ideas nuevas. El procedimiento consiste en que se reune un grupo de personas interesadas en solucionar un problema en particular. El lugar ideal para realizar esta técnica es un salón, donde el problema puede escribirse en el tablero para que todos lo vean. El líder explica el problema y las reglas del ejercicio. La lluvia de ideas es más efectiva cuando el problema se enumera en forma simple y específica.

SINÉCTICA. Este método se asemeja a la lluvia de ideas, pero la solución final al problema se obtiene con una metodología más estructurada. La sinéctica tiene como aspectos positivos que es posible evaluar un problema mucho más complejo, debido a que el problema se aborda por segmentos. La parte negativa es que el grupo requiere entrenamiento para utilizar medios como analogías simbólicas.

DECISIONES POR CONSENSO. Cuando los conocimientos sobre un tema en particular están repartidos entre varias personas, las decisiones por consenso no requieren el acuerdo total por parte de todos los miembros del grupo, aunque la decisión debe ser aceptable para todos. Este sistema compromete a los miembros del grupo para seguir el camino que escoja.

LA TÉCNICA DELPHI. Es un método para predecir el futuro utilizando expertos en el área a la cual pertenece el problema. Se conforma un grupo de expertos en el campo específico y ellos en forma independiente predicen el futuro. A cada miembro se le distribuye una serie de preguntas relacionadas con su área de especialización.

LA PECERA. En esta técnica el grupo que debe tomar la decisión se sienta en forma de círculo y en el centro de este se coloca una silla. Cuando alguien se sienta en el centro, solo esa persona puede hablar. Ella puede presentar sin oposiciones sus puntos de vista y proponer soluciones al problema dado.

INTERACCIÓN DIDÁCTICA. Esta técnica se utiliza cuando se requiere una decisión del tipo se hace o no se hace. Los factores relacionados con la decisión final pueden ser suprema mente complejos y su investigación muy amplia. Se le asigna a un grupo o persona la tarea de enumerar las ventajas del problema, y a otros la enumeración de todas las desventajas.

 LA NEGOCIACIÓN COLECTIVA. Esta técnica general mente es el resultado del acercamiento de los trabajadores de la gerencia de la empresa para una negociación.

METODOLOGÍA ZOPP es decir: plantificación de proyectos orientada a objetivos zopp es un sistema de procedimientos e instrumentos para una planificación de proyectos orientada a objetivos. Zopp es el método final de planificación de proyectos en la gtz. Características Procedimiento de planificación por pasos sucesivos Visualización y documentación permanente de los pasos de planificación. Enfoque de equipo.

Datos cuantitativos

Cuando los valores de los datos representan diferentes magnitudes, decimos que son datos cuantitativos.

TÉCNICAS CUANTITATIVAS

LA MATRIZ DE RESULTADOS: Es un instrumento muy utilizado que muestra los posibles resultados que se pueden conseguir, al seguir cursos alternativos de acción (estrategias) en diferentes circunstancias.

ÁRBOLES DE DECISIÓN: Un método eficaz de combinar conceptos de probabilidades y valor (o satisfacción) esperados en la solución de problemas complejos que involucran tanto incertidumbre como un gran número de alternativas. Incluido en este tópico hay un tratado del análisis de costo – utilidad bajo condiciones de incertidumbre respecto a la conducta de demanda como de costo.

PROGRAMACIÓN LINEAL: Es una técnica que se aplica a una amplia gama de problemas administrativos y a otros de decisión.

Es de valor cuando se debe escoger entre alternativas demasiado numerosas para evaluarlas con los métodos convencionales. Al usar la programación lineal, podemos determinar combinaciones óptimas de los recursos de una firma para alcanzar cierto objetivo. Se tratan de métodos gráficos y simple de aplicación de esta técnica.

EL SISTEMA DE INVENTARIOS: Ayudan al control de los costos totales de inventario; estos enfoques pueden reducir exitosamente el costo total de comprar para almacenar, de llevar el inventario y de quedarse sin él.

TEORIA DE COLAS: Se refiere a como optimizar una distribución en condiciones de aglomeración y de espera.

Esta teoría cuida de los puntos de congestión y de los tiempos de espera, es decir, de las demoras presentadas en algún punto de servicio. Las técnicas matemáticas que utiliza son extremadamente variadas.

TEORIA DE REDES: Permite a los gerentes hacer frente a las complejidades involucradas en los grandes proyectos; el uso de esta técnica ha  disminuido notablemente el tiempo necesario para planear y producir productos complejos. Las técnicas incluyen pert (técnica de evaluación de programas), cpm (método de la ruta crítica) pert/ costo y programación con limitación de recursos.

Se tratan tanto las dimensiones de costo como las de tiempo en la planeación y control de proyectos grandes y complejos.

LA PROGRAMACIÓN ENTERA: El método de ramificar y limitar, la programación dinámica y la programación de metas son métodos para escoger entre alternativas en situaciones donde las respuestas deben hallarse en números enteros.

LA SIMULACION: Es un procedimiento que estudia un problema al crear un modelo del proceso involucrado en ese problema y después, mediante una serie de soluciones por tanteos organizados, intenta determinar una mejor solución a ese problema.

EL ANÁLISIS DE MARKOV: Le permite a uno predecir los cambios con el tiempo cuando la información sobre la conducta de los sistemas es conocida.

Estrategias de la Planificacion.

La Planificacion deberá escoger la forma y manera de lograr los objetivos propuestos en el plan, por lo tanto elegirá la decisión mas acertada para la empresa. la mejor estrategia debe abarcar todas las áreas de la empresa y debe sincronizar las actividades entre la producción, finanzas, mercadeo y personal. También el plan tendrá flexibilidad que le permita ajustarse de acuerdo a los cambios o circunstancias que puedan presentarse.

Criterios de Evaluación.

La calidad como finalidad esencial del proceso administrativo, conlleva a la medición permanente en su desarrollo y los tiempo precisos que se esperan lograr en cada paso de lo estipulado en el plan.

Pasos de la Planeacion.

• Definición de la oportunidad
• Establecimiento de objetivos
• Desarrollo de premisas
• Identificacion de alternativas
• Comparacion de alternativa a la luz de las meta deseada
• Elección de una alternativa
• Elaboración de planes de apoyo
• Expresión numérica de los planes a través del presupuesto

Ventajas y Desventajas de la planeacion.

Ventajas:

• Requiere de actividades con orden y propósito
• Señala la necesidad de cambios futuros
• Contestar a preguntas
• Proporcionar una buena base para el control
• Estimula la realización
• Obliga a la visualizacion del conjunto

Desventajas:

• La planeacion esta limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros
• La planeacion cuesta mucho dinero
• La planeacion tiene barrera psicológica
• La planeacion ahoga la iniciativa
• La planeacion demoras las acciones