Taller de Administracion: enero 2015

El análisis de costo es simplemente, el proceso de identificación de los recursos necesarios para llevar a cabo la labor o proyecto del voluntario. El análisis de costo determina la calidad y cantidad de recursos necesarios.

Entre otros factores, analiza el costo del proyecto en términos de dinero. Con frecuencia, los voluntarios suponen que cuentan con los recursos necesarios y que el costo es tan bajo que no es necesario realizar el análisis.

Sin embargo puede ocurrir que, una vez que el proyecto esté marchando los voluntarios se den cuenta de que los utencilios, el equipo, los materiales y la mano de obra especializada que se requiere para completarlo no están disponibles. También puede ocurrir que se haya completado el proyecto, (en este caso un pozo de agua) y todos los participantes han ignorado la necesidad de adquirir los repuestos necesarios para la bomba.

Varios meses despúes de finalizar el proyecto la bomba falla y no se tienen los repuestos adecuados para arreglarla. El análisis de costo no sólo ayuda a determinar el costo del proyecto y su mantenimiento sino que también sirve para determinar si vale o no la pena llevarlo a cabo.

Tecnicas Culitativas y Cuantitativas de Control.

TÉCNICAS CUANTITATIVAS Y CUALITATIVAS DEL CONTROL.

Camino crítico:

Este método, es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.

Redes PERT:

Es un sistema de análisis de la red de tiempo y eventos en la que se identifican las diversas etapas de un programa o proyecto, adjudicándosele un tiempo a cada una de ellas. Estos acontecimientos o etapas se colocan en una red que muestra las relaciones de cada uno de ellos con los demás.

Modelos matemáticos:

Un modelo en general es la interpretación de la realidad, que se plasma en símbolos, esuqemas, gráficas, maquetas, expresiones o todo aquello quepretenda represnetar rasgo, o características del objeto, fenómeno o proceso de la realidad.

Método Investigaciones de operaciones:

El enfoque de sistemas a un problema, es característico en la IO, consiste en examinar toda el área que es responsabilidad del administrador y no una en particular; esto permite que el grupo de IO observe los efectos de acciones fuera del área de localización del problema, lo que puede permitir resolver el problema verdadero y no sólo sus síntomas. Además, debe incluirse una base cuantitativa o modelo para la toma de decisión en la solución del problema, pero en algunos casos, las respuestas dadas por la computadora conducirán a la necesidad de ciertas modificaciones que reflejen la futura condición del negocio o bien será una guía a seguir por el administrador sin necesidad de hacer cambios.

Cuantitativo Estadísticas

Cálculos probabilísticos

Programación dinámica

Proceso de control.

El proceso basico de control sin importar donde se encuentra ni lo que controle, comprende tres pasos:

1) Establecimiento de estandares:

Los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales los administradores establecen los controles, el primer paso logico en el proceso de control seria elaborar planes.

Los estandares son criterios de desempeño, se trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeacion en lo que se realizan mediciones del desempeño para que los administradores puedan conocer como van las cosas, de tal forma uqe no necesiten supervisar cada paso de ejecucion de los planes.

2) Medicion del desempeño:

Aunque este tipo de medicion no siempre resulta practivo, la medicion del desempeño con los estandares deberia hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.

Si los estandares se establecen en forma apropiada y se encuentran con los medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados.

3) Correccion de las desviaciones:

Los estandares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizacional. Si el desempeño se mide de acuerdo con ello, facil corregir las desviaciones.

Los administradores saben exactamente donde se tiene que aplicar las medidas correctivas en la asignacion de las tareas individuales o de grupos.

La correccion de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administracion y se puede relacionar con las demas funciones administrativas.

Tipos de Control.

Control preliminar.
Control concurrente.
Control de retroalimentacion.

Tecnicas de Control.

Presupuesto.
Estado financiero.
Punto de equilibrio.

Factores a Controlar.

Cantidad.
Tiempo.
Costo.
Calidad.

Actividades del Proceso de Control

El siguiente diagrama indica el flujo de las actividades del proceso de control.

Concepto, Importancia y Principios de control.

Control: Consiste en verificar que el proyecto este avanzado hacia el objetivo moviendose dentro de los limites marcados, utilizando para ello mediciones numéricas.

IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

Toda organización es perfectible es decir siempre puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene un correo control administrativo.

Ese control sólo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa.Errónea la idea, muy arraigada en algunas organizaciones, de que un sistema de control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas, también muestra los ciertos de lo administrativo, con el fin de que se capitalicen en planes futuros. Resulta vital conocer las fallas y los ciertos para lograr una superación constante.

Se alcanzará esta superación en la medida en que se posea un sistema de información que permita ejercer un buen control administrativo.

Principios básicos de control

Principio del objetivo: El control debe proporcionar las debidas correcciones para que no haya desvíos en relación con los objetivos.

Principio de la definición de los estándares: El control debe basarse en estándares bien definidos.
El control debe concentrarse en las situaciones excepcionales, esto es sobre los desvíos mas importantes y no sobre las situaciones normales.

Principio de la acción: El control solamente se justifica cuando proporciona acción correctiva sobre los desvíos o fallas señaladas.

Control

Es una función administrativa que evalúa el desempeño aplicado si es necesario medidas correctivas, de manera que el desempeño tenga lugar de acuerdo con los planes. Es ejercido en cada espacio que fue planeado y al compararse con los resultados obtenidos, permite evaluar los resultados y así de esta manera, encontrar las posibilidades soluciones a los ajustes de las metas en el plan.

El control es esencial para llevar un buen desempeño del objetivo a las metas que se persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carácter, ya que a través dicha función se logra lo planeado; el control nunca debe ser un obstáculo o impedimento, es una necesidad administrativa.

Relacion entre Toma de Decisiones y Proceso administrativo.

La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Sea cuales la decisión es necesaria:

1. Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

2. Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.

3. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco especifico de la organización. La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control.

Factor Humano

¿Qué son los recursos humanos, o capital humano o factor humano en una empresa?

Son todas y cada una de las personas que trabajan en una organización, esto es el personal de la misma, independientemente del nivel que ocupen dentro de la jerarquía organizativo. A los empleados no solo se les debe considerar como una parte de los planes administrativos sino también como parte de una sociedad en el que desempeñan distintos papeles como son el de consumidores, miembros de una familia, asociaciones, etc., por lo que los administradores deben tomarlos en cuenta como miembros activos de un sistema social.

Los administradores deben tomar en cuenta que no todos los individuos son iguales, es decir, que no existen las personas promedio y por lo tanto no pueden generalizar acerca de las necesidades de los empleados, ya que estas no podrán satisfacerse por completo, por lo que se debe dejar un margen para realizar ajustes de acuerdo con cada individuo y situación en especifico.

Así también se debe tomar en cuenta la dignidad de las personas, pues esta no deberá ser afectada al tratar de cumplir con las metas organizacionales. Deberá tomarse en cuenta que el individuo también se ve afectado por factores externos y no puede despojarse de ellos al presentarse a trabajar.

Es obvio que mientras que los objetivos empresariales pueden diferir un tanto entre una organización y otra, los individuos también poseen necesidades y objetivos especialmente importantes para ellos.

Por medio de la función de dirección los administradores ayudan a las personas a darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades y utilizar su potencial y al mismo tiempo contribuir al cumplimiento de los propósitos de la empresa. Por lo tanto, los administradores deben conocer los papeles que asume la gente, así como la individualidad y personalidad de ésta.

Toma de Decisiones.

Continuamente, las personas deben elegir entre varias opciones aquella que consideran más conveniente. Es decir, han de tomar gran cantidad de decisiones en su vida cotidiana, en mayor o menor grado importantes, a la vez que fáciles o difíciles de adoptar en función de las consecuencias o resultados derivados de cada una de ellas.

Es posible trasladar este planteamiento general al ámbito de la empresa. La toma de decisiones abarca a las cuatros funciones administrativas, así los administradores cuando planean, organizan, conducen y controlan, se les denomina con frecuencia los que toman las decisiones.

Ahora bien: ¿qué se entiende por decidir? Schackle define la decisión como un corte entre el pasado y el futuro. Otros autores definen la decisión como la elección entre varias alternativas posibles, teniendo en cuenta la limitación de recursos y con el ánimo de conseguir algún resultado deseado. Como tomar una decisión supone escoger la mejor alternativa de entre las posibles, se necesita información sobre cada una de estas alternativas y sus consecuencias respecto a nuestro objetivo.

La importancia de la información en la toma de decisiones queda patente en la definición de decisión propuesta por Forrester, entendiendo por esta "el proceso de transformación de la información en acción". La información es la materia prima, el input de la decisión, y una vez tratada adecuadamente dentro del proceso de la toma de decisión se obtiene como output la acción a ejecutar.

La realización de la acción elegida genera nueva información que se integrará a la información existente para servir de base a una nueva decisión origen de una nueva acción y así sucesivamente. Todo ello debido a una de las características de los sistemas cibernéticos que es la retroalimentación o Feed-back.

Concepto, Importancia y Principios de la Direccion.

Dirección: Es llevar correctamente el proyecto hacia un objetivo determinado, o sea, encaminar la intención y obras a un determinado objetivo.

Importancia de la dirección.

La dirección es trancendental porque:

Pone en marcha a todos los lineamientos establecidos durante la planeacion y la organizacion.
A través de ella se logra las formas de conducta mas deseable en los de la estructura organizacional.
La dirección eficiente es determinada en la moral de los empleados y consecuentemente en la productibilidad.
Su calidad refleja el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organizacion y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se busca un mejor ambiente de trabajo para lograr mejores resultados.

Principios para una dirección flexible y productiva.

Comunique a sus subordinados los objetivos que debe lograr la empresa.
Vincule cada actividad de sus subordinados con los propósitos de la empresa.
Cree un clima relajado que ayude al personal expresarse con toda libertad.
No Subraye las fallas e imperfecciones del personal.
Aprecie los esfuerzos y estimule las potencialidades del personal.
Adopte un estilo de objetivo para la solución de problemas, basado en hechos y no en autoridades ni en poderes preestablecidos. Esto da seguridad y deseo de comprometerse y colaborar.
Sea estricto en cuanto a los principios pero flexible en los procedimientos. Esto no es otra cosa que mantener un adecuado equilibrio entre la estructura y libertad.
Cree y mantenga un buen de comunicacion en la empresa. Mantenga control sobre la información que circula en la organizacion formal y la informal.
Comprometa a todos los miembros de su organizacion en el progreso y desarrollo del grupo individual.
Recuerde que el principal recurso de la empresa son las personas y que debe tratárselas como tales.

Direccion.

Este aspecto es interpersonal en la administración, el cual implica a los individuos que integran la organizacion para que unan sus esfuerzos a fin de que funcionen efectivamente para el logro de los objetivos.

La dirección es trancendental porque:

Pone en marcha a todos los lineamientos establecidos durante la planeacion y la organizacion.
A través de ella se logra las formas de conducta mas deseable en los de la estructura organizacional.
La dirección eficiente es determinada en la moral de los empleados y consecuentemente en la productibilidad.
Su calidad refleja el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organizacion y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se busca un mejor ambiente de trabajo para lograr mejores resultados.

Para tener el reconocimiento como un líder dirigente, por lo menos se debe tener las siguientes cualidades personales a saber:

La comunicacion:

Comunicarse a cada momento con el equipo de trabajo es de vital importancia debido a las diferentes situaciones que se presentan a diario a las cuales hay que encontrarles soluciones, es una de las habilidades mas importantes que puede desarrollar un líder para ser exitoso.

Esto se lograra, si el líder al comunicarse lo hace de forma clara y precisa para que el mensaje sea entendible.

La motivacion:

Esfuerzo fisico y mental que desarrolla el trabajador con la mejor voluntad, con un buen estado anímico y el entusiasmo necesario, para la obtención de un buen resultado, en las actividades relacionadas con lo laboral y personal.

También encontramos otros aspectos que bien orientados por un buen dirigente, se alcanza un clima laboral muy provechoso como son:

La estabilidad laboral.
La participacion activa en los programas.
La justicia aplicada en situaciones igualitarias.
Un trato amable y respetuoso.
Oportunidad en actividades de desarrollo personal.
El reconocimiento en el trabajo y el estimulo que amerita este.

La autoridad:

Capacidad que tiene el líder para impartir ordenes y que las demás personas las cumplan, estas se pueden ejercer cuando:
El perfil o competencia para las funciones asignadas, le demuestran a los subalternos que se tiene el conocimiento y la preparación para desarrollarlas con eficiencia y efectividad objetiva, podrá demostrar la capacidad suficiente y de esta forma guiarlos a la consecución de resultados óptimos, para las necesidades de la empresa. Esta autoridad bien aplicada y tratando siempre de mejorar, el nivel educativo de todos los que intervienen en el proceso, sera el camino mas acertado y seguro para el equipo.

Taller de Administracion

domingo, 11 de enero de 2015