Proceso de la Organizacion, Tipos y Tecnicas de Organizacion.

Proceso de la Organizacion.

El proceso de organizacion consiste en los siguientes seis pasos:

1.  Establecer los objetivos de la empresa.
2.  Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.
3.  Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos.
4. Agrupar esta actividad de  acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias.
5.  Delegar en el jefe cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de información.

Tipos de organizacion.

Organización formal

Es un sistema de tareas bien determinadas, cada una de estas tiene en si una determinada cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir cuentas.

Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros logros.

Ventajas.

• La comunicación directa y rápida mejora las relaciones en la empresa.
• Su seña de identidad es la especialización.
• Cada órgano es el encargado de una actividad concreta.

Desventajas.

• Subordinados: Existen problemas de delegación de autoridad y delimitación de responsabilidades. o Tensión y conflictos: existe una tendencia hacia ellos ya que la competencia y rivalidad extremas puede derivar en posiciones casi irreconcilliables.
• Especialistas: La competencia entre ellos puede ser muy elevada por lo que en ocasiones perjudica a la empresa.
• Objetivos: Ante la subordinación múltiple se producen problemas de comunicación ante un problema, ya que el empleado no sabe exactamente a quién acudir, lo que genera baja productividad y desorientación o confusión en determinados momentos.
• Mandos: Pierden autoridad con respecto a la organización lineal, ya que la disciplina se modera.

Es conveniente aplicarla en las siguientes circunstancias:

• Pequeñas empresas con especialistas muy bien compenetrados dirigidos de forma eficaz y con unos objetivos concretos y seriamente determinados.
• En ciertos momentos la organización puede delegar determinadas autoridades funcionales a órganos especializados.

 
Organización Lineal

Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval.

Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de comunicación son rígidamente establecida.

Ventajas:

• Estructura sencilla y fácilmente comprensible por cualquiera.
• Suele ser indicado para pequeñas empresas.
• Su implantación es fácil y goza de una gran estabilidad.
• Se define claramente la responsabilidad de cada empleado.

Desventajas:

• Las excesivas relaciones formales pueden ser demasiado rígidas e inflexibles para mantenerse en el tiempo. o la flexibilidad es muy limitada, algo no muy aconsejable hoy en día.
• La dirección suele ser única y directa, por lo que pueden aparecer tendencias autoritarias.
• Da demasiada importancia a los jefes, ya que los considera la base de la organización.
• No fomenta mucho la especialización, muy demandada en la actualidad.
• Si la empresa crece, con esta organización corre el riesgo de colapso.

Suele ser aplicada en las siguientes circunstancias:

• En una empresa pequeña que no necesita especialistas en tareas muy técnicas.
• En organizaciones de corta duración, donde lo que importa es hacer el trabajo, sin tener muy en cuenta su calidad.
• En la creación de una organización.
• Si las tareas que se llevan a cabo son rutinarias y estandarizadas.
• Si la tendencia es a externalizar servicios.

 Organizacion Linea-Staff

Se trata de la mezcla entre la organización lineal y funcional, para conseguir las ventajas de ambas y reducir sus inconvenientes, formando la organización jerárquica-consultiva. Los órganos de línea tienen autoridad lineal y escalar, mientras que los órganos staff se centran en asesorar a los diversos departamentos. La estructura lineal se basa en la autoridad única, respondiendo cada órgano ante una autoridad superior.

Ventajas:

• Por un lado tiene asesoría especializada mientras que por otro posee autoridad única.
• Si se realiza correctamente, se produce una actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos staff.

Desventajas:

• El asesor staff es un teórico, técnico con preparación profesional, mientras que el hombre de línea es mucho más práctico.
• El empleado de línea puede interpretar que el trabajador staff lo único que quiere es quitarle prestigio y autoridad.
• El trabajador staff recomienda y asesora, pero no asume responsabilidades inmediatas.
• La asesoría se contempla con un gasto, a veces innecesario por parte del personal de línea, que es avalado por ciertos informes o planes presentados por los órganos staff, que lo único que buscan es justificar su coste.

    Hay que estudiar cada caso en particular para determinar si es conveniente o no su aplicación y en qué medida se le da más importancia a la organización en línea o staff. Dependiendo de la situación se podrá tender más hacia una o hacia otra.

Tecnicas de Organizacion.

Organigramas.

Por su objeto:

• Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa.

• Funcinales: indican en el cuerpo de la grafica ademas de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

• Especiales: Se destaca alguno.

Por su area:
 

• Generales: Presentan toda la organizacion; se llaman tambien cartas.

• Departamentales: Representan la organizacion de un departamento o seccion.

Por su contenido:

• Esquematicos: Contienen solo los organos principales, se elaboran para el publico, no contiene detalles. 

• Analiticos: Son mas detallados. 

Manuales

• De politicas departamentales.
• De bienvenida.
• De organizacion.
• De procedimientos.
• De contenido multiple.
• De Tecnicas.

Diagramas de procedimiento o de flujo

 

• Grafica de flujo de operaciones.
• Grafica esquematica de flujo.
• Grafica de ubicacion de equipo.
• Grafica de distribucion de formas. 

Carta de distribucion de trabajo.

Analisis del puesto.